Напоминаем, что ранее работодатели должны были заполнять личные карточки с данными работника в бумажном виде, со всеми новыми записями работник должен был быть ознакомлен под роспись (Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225).
Если же работодатель принял решение больше не вести личные карточки, то необходимо проверить локальные нормативные акты (ЛНА) и исключить соответствующую обязанность. К таким ЛНА относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкция по кадровому делопроизводству и положение с правилами, как вести личные дела. Обязанность по ведению личных карточек может быть исключена приказом о внесении изменений в соответствующие ЛНА.
Если ЛНА содержат такую обязанность, а работодатель больше не заполняет карточки, то он может быть привлечён к ответственности в виде предупреждения или наложения административного штрафа на юридических лиц в размере от тридцати до пятидесяти тысяч рублей (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Также рекомендуется издать приказ об отказе от ведения личных карточек, в котором необходимо указать дату, с которой прекращается их заполнение. Личные карточки на каждого работника должны быть сохранены в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 г. №236).
Кроме того, надо проверить номенклатуру дел в организации на наличие упоминания личных карточек. При отказе от их ведения необходимо утвердить новую номенклатуру.
